Angebotsmanager
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Datenschutzerklärung

Informationen nach Art. 13 DSGVO für die Software Angebotsmanager (am.handwerkerfee.de). Stand: 26. September 2026.

1. Verantwortlicher

Lars Tietjens
Reinbeker Str. 3h
22145 Stapelfeld, Deutschland
E-Mail: info@handwerkerfee.de

Für alle Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter dieser E-Mail-Adresse.

2. Wofür diese Erklärung gilt

Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, für die wir selbst verantwortlich sind: beim Aufruf der Website, bei Registrierung und Konto, bei der Abwicklung des Nutzungsvertrags mit unseren Kunden (Handwerksbetrieben) und bei E-Mails an unsere Kunden.

Daten, die unsere Kunden in der Software über ihre eigenen Endkunden erfassen (z. B. Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Angebots- und Rechnungsinhalte), verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Handwerksbetriebs. Verantwortlicher für diese Daten ist der Handwerksbetrieb; es gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag. Endkunden wenden sich mit Fragen zu ihren Daten bitte an den Betrieb, der ihnen das Angebot oder die Rechnung geschickt hat.

3. Verarbeitungen, Zwecke und Rechtsgrundlagen

3.1 Aufruf der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf verarbeitet unser Server technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung (User-Agent) sowie Fehlermeldungen. Zweck ist die Auslieferung der Seiten, die Sicherheit des Systems und die Abwehr von Missbrauch; dafür zählen wir unter anderem Anfragen je IP-Adresse für eine begrenzte Zeit (Rate-Limits, z. B. bei Login und Registrierung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb.

3.2 Registrierung, Anmeldung und Konto

Für die Registrierung verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und dein Passwort. Das Passwort speichern wir nur als bcrypt-Hash, nie im Klartext. Die Anmeldung erfolgt per E-Mail und Passwort oder optional per Anmeldelink (Magic-Link) an deine E-Mail-Adresse. Zu Bestätigungs-, Anmelde- und Passwort-Links speichern wir zur Missbrauchserkennung die IP-Adresse und den User-Agent der Anfrage. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden gezählt, um das Konto bei wiederholten Fehlversuchen vorübergehend zu sperren.

Bei der Registrierung protokollieren wir, dass und wann du bestätigt hast, als Unternehmer zu handeln und AGB und AVV zu akzeptieren, zusammen mit dem Versionsstand der Texte.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen); für Missbrauchsschutz und den Nachweis der Zustimmung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Nutzung der Software (Vertragsdurchführung)

Wir verarbeiten die Daten, die du in der Software hinterlegst: Firmendaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, Steuernummer bzw. USt-ID, Logo), Zugänge von Team-Mitgliedern, Angebote, Rechnungen, Artikel, Ausgaben sowie Nutzungszähler (z. B. Anzahl Angebote und Sprachminuten pro Monat) und ein Protokoll der KI-Aufrufe (Modell, Umfang, Kosten, ohne Inhalte). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.4 KI-Funktionen (OpenAI)

  • Spracheingabe: Deine Sprachaufnahme wird zur Transkription an OpenAI (Modell Whisper) übermittelt. Auf unseren Servern wird die Aufnahme nicht gespeichert.
  • Strukturierung: Das Transkript wird an OpenAI (GPT-4o-mini) übermittelt, um daraus Positionen, Mengen, Preise und Kundendaten (z. B. Name, Anschrift, Telefon, E-Mail des Endkunden) zu erkennen. Das Transkript wird beim Angebot gespeichert.
  • Foto-zu-Angebot: Ein hochgeladenes Foto wird zur Bildanalyse an OpenAI (GPT-4o) übermittelt. Auf unseren Servern wird das Foto nicht gespeichert.
  • Belegfotos (Ausgaben): Ein Belegfoto wird zur Erkennung von Betrag, Datum und Lieferant an OpenAI (GPT-4o) übermittelt. Das Belegfoto wird zusammen mit der Ausgabe in unserer Datenbank gespeichert.
  • KI-Assistent: Deine Fragen bzw. Aufträge an den Assistenten werden an OpenAI (GPT-4o-mini) übermittelt. Zur Beantwortung übermittelt der Assistent zusätzlich die dafür nötigen Ausschnitte deiner Daten (z. B. Angebots- und Rechnungslisten mit Nummer, Status, Kundenname und Beträgen, einzelne Belege mit Positionen sowie Namen und Orte passender Kunden) — so wenig wie möglich, nie ganze Datenbestände und keine Kontaktdaten in Listen. Änderungen führt der Assistent erst aus, nachdem du sie in der App ausdrücklich bestätigt hast.

Alle KI-Funktionen lassen sich in den Einstellungen unter „KI-Funktionen“ vollständig abschalten. Ist der Schalter aus, werden keinerlei Daten an OpenAI übermittelt.

Nach Angaben von OpenAI werden über die API übermittelte Daten nicht zum Training der Modelle verwendet. OpenAI kann Ein- und Ausgaben nach seinen Standardbedingungen bis zu 30 Tage zur Erkennung von Missbrauch speichern und löscht sie anschließend, sofern keine gesetzliche Pflicht zur längeren Aufbewahrung besteht. Die KI-Ergebnisse sind Vorschläge, die du vor der Verwendung prüfst; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für deine eigenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten deiner Endkunden betroffen sind, handeln wir als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 2).

3.5 Zahlungen (Stripe, PayPal)

Die Bezahlung der Tarife wickeln Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) bzw. PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg) als eigenständige Verantwortliche ab. Zahlungsdaten wie Karten- oder Kontodaten gibst du direkt beim Zahlungsdienstleister ein; wir erhalten davon nur, was zur Vertragsverwaltung nötig ist (Kunden- bzw. Abo-Kennung, Tarif, Abrechnungszeitraum, Zahlungsstatus). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung von Buchungsbelegen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Es gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Stripe und PayPal.

3.6 E-Mails zum Vertrag

Wir versenden E-Mails, die zur Nutzung und zum Vertrag gehören (z. B. Bestätigung der E-Mail-Adresse, Anmelde- und Passwort-Links, Hinweise zum Ende der Testphase, Zahlungs- und Kontohinweise) sowie die Angebote und Rechnungen, die du aus der Software an deine Endkunden verschickst. Zu versandten Angeboten und Rechnungen speichern wir ein Versandprotokoll (Empfänger, Betreff, Zeitpunkt, Zustellstatus). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.7 Werbliche E-Mails an Bestandskunden

An die E-Mail-Adresse, die du bei der Registrierung angegeben hast, schicken wir Hinweise zu eigenen, ähnlichen Leistungen: Einstiegs-Tipps in den ersten Wochen nach der Registrierung und einmalig etwa 30 Tage nach einer Kündigung eine E-Mail mit einem Angebot zur Rückkehr (ggf. mit Rabatt). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG; unser berechtigtes Interesse ist die Direktwerbung für eigene Leistungen.

Du kannst der Verwendung deiner E-Mail-Adresse für diese Zwecke jederzeit widersprechen, ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen: über den Abmeldelink in der jeweiligen E-Mail, soweit vorhanden, oder formlos per E-Mail an info@handwerkerfee.de.

3.8 Übertragung an Lexoffice (optional)

Nur wenn du in den Einstellungen einen eigenen API-Schlüssel für Lexoffice hinterlegst und eine Rechnung dorthin überträgst, senden wir die Rechnungsdaten (einschließlich der Daten des Rechnungsempfängers) an Lexoffice (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Deutschland). Die Übertragung erfolgt in deinem Auftrag an dein eigenes Lexoffice-Konto; deinen API-Schlüssel speichern wir verschlüsselt.

3.9 Öffentlicher Angebotslink und Öffnungsbenachrichtigung

Angebote können Endkunden über einen persönlichen Link ansehen, annehmen oder ablehnen. Beim Öffnen des Links und beim Laden einer kleinen Grafik in der Angebots-E-Mail (Zählpixel) speichern wir den Zeitpunkt, die IP-Adresse in gekürzter Form und den User-Agent, damit der Handwerksbetrieb sieht, ob sein Angebot geöffnet wurde. Diese Öffnungsereignisse werden nach 90 Tagen gelöscht. Wir verarbeiten diese Daten im Auftrag des jeweiligen Handwerksbetriebs (siehe Abschnitt 2).

3.10 Cookies und Einbindungen

Wir setzen nur einen technisch notwendigen Sitzungs-Cookie (am_session; HttpOnly, SameSite=Lax, Gültigkeit 7 Tage), der dich nach der Anmeldung angemeldet hält (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir verwenden keine Analyse- oder Tracking-Dienste und keine Werbe-Cookies. Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert, nicht von Dritten nachgeladen.

4. Empfänger

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein:

  • Hetzner Online GmbH (Deutschland): Hosting von Anwendung und Datenbank sowie Speicher für Sicherungskopien.
  • OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Irland; OpenAI, L.L.C., USA): Transkription, Strukturierung und Bildanalyse (Abschnitt 3.4).
  • Resend, Inc. (USA): Versand von E-Mails (Abschnitte 3.2, 3.6, 3.7).

Als eigenständige Verantwortliche erhalten Daten: Stripe und PayPal (Zahlungsabwicklung, Abschnitt 3.5) sowie, nur auf deine Veranlassung, Lexoffice (Abschnitt 3.8). Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Finanzbehörden).

5. Übermittlung in Drittländer

Bei OpenAI und Resend kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden; auch Stripe und PayPal können Daten an Konzerngesellschaften in den USA übermitteln. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, im Übrigen EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

6. Speicherdauer

  • Konto- und Nutzungsdaten speichern wir für die Dauer des Nutzungsvertrags. Nach Vertragsende kannst du deine Daten 30 Tage lang exportieren; danach erhältst du einen Hinweis per E-Mail, und die Daten werden spätestens 44 Tage nach Vertragsende gelöscht.
  • Sicherungskopien werden lokal 14 Tage und extern 30 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Gelöschte Daten können bis zum Ablauf dieser Fristen noch in Sicherungskopien enthalten sein.
  • Öffnungsereignisse zu Angebotslinks: 90 Tage.
  • Rate-Limit-Zähler: werden rund eine Stunde nach Ablauf ihres Zeitfensters gelöscht. Einträge zu Bestätigungs-, Anmelde- und Passwort-Links (mit IP-Adresse und User-Agent): bis zur Löschung des Kontos.
  • Unsere Rechnungen an dich und Buchungsbelege bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen (§ 147 AO, § 257 HGB) auf.
  • Rechnungen, die du selbst mit der Software an deine Endkunden erstellt hast, musst du selbst aufbewahren. Nutze dafür vor Vertragsende den Export (ZIP).

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Eine formlose E-Mail an info@handwerkerfee.de genügt.

8. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

9. Pflicht zur Bereitstellung

Du bist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne E-Mail-Adresse und Passwort ist eine Registrierung jedoch nicht möglich; ohne die für Angebote und Rechnungen nötigen Angaben können diese Funktionen nicht genutzt werden.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.